Først og fremst; Tusen takk for den viktige jobben du gjør i Verdens beste ungdomsorganisasjon. Det er organisasjonens tillitsvalgte som holder hjulene i gang og engasjementet oppe.
Her kommer en del informasjon som vi tenker er nyttig for deg som tillitsvalgt. Husk også at du kan ta kontakt med sentralstyret eller administrasjonen hvis du lurer på noe.
Hva gjør man i et regionlag?
Det er helt opp til dere hvordan dere har lyst til å drive deres arbeid! Husk at styremøter, protokoller og årsmøtet bare er en liten del av det vi som organisasjon holder på med. Det andre handler om politikk, felleskap, engasjement og synlighet. Det viktigste er at dere som styre finner noe dere brenner for og synes er gøy! Spill på hverandres styrker og ikke undervurdere det å bruke tid på å bli kjent med hverandre og høre hva hver enkelt er opptatt av.
Alle styrer er forskjellige og alle engasjement er forskjellige. Noen brenner for å skrive, andre vil helst arrangere. Noen vil stå fremst, mens andre liker seg best i bakgrunnen, de styrene som jobber best er de som har god kommunikasjon, tillit, respekt og heier på hverandre.
I NHFU sine vedtekter (de lovene vi følger) står det dette om regionlag:
Regionlagets navn skal være Norges Handikapforbunds Ungdom __________ (regionnavn). NHFUs Regionlag består av lokale kontakter og direkte tilmeldte medlemmer innenfor regionens grenser. Regionlaget skal planlegge og lede det interessepolitiske arbeidet for funksjonshemmede i regionen. De skal være bindeledd mellom medlemmene og NHFU sentralstyret.
Regionlagets plikter og rettigheter kan dere lese mer om i Kapittel 6 i NHFU sine Lovene 2022
Roller og verv
I et regionlag kan de som sitter i styret ha forskjellige oppgaver. Her kommer en liten oppskrift på en måte å fordele ansvaret på.
Leder
Leder for regionlaget har det overordnede ansvaret for styret. Leder skal kalle inn til styremøte, sette opp saksliste (liste over saker dere skal snakke om) til hvert styremøte og lede selve møtet. Det som er viktig da er å sørge for at alle får sagt sin mening.
Leder skal også delegere oppgaver rettferdig. Leder skal ikke sitte med alle av styrets oppgaver alene. Leder skal engasjere og jobbe med styret for å sette seg oppnåelige og realistiske mål for hvert år. Leders viktigste ansvar er å styre arbeidet mot de målene styret setter seg. Lederen har også et ekstra ansvar for å sørge for at nye føler seg inkluderte og at alle i styret føler seg trygge.
Mal på saksliste og protokoll finner du her:
Nestleder
Nesteleder har ansvaret for å tre inn som leder dersom leder er borte. Leder og nesteleder kan også bli enige om å fordele noen av oppgavene seg imellom slik at nestleder f.eks. har ansvar for å skrive protokoll fra styremøtene.
Økonomiansvarlig
Økonomiansvarlig har ansvaret for å føre regnskapet for regionlaget. Økonomiansvarlig bør ha en viss oversikt over økonomien, både når det gjelder inntekter og utgifter.
Her kommer noen tips til deg som økonomiansvarlig:
- Når årsmøtet velger en ny økonomiansvarlig er det viktig at man ordner slik at den nye økonomiansvarlige får tilgang til lokallagets bankkonto. Det får man hjelp til ved å ta kontakt med daglig leder i NHFU. Det er viktig at både leder og økonomiansvarlig har tilgang til lokallagets bankkonto.
- Økonomiansvarlig bør lage seg en perm eller mappe hvor de kan ha oversikten over kvitteringer og utlegg i regionlaget. Husk å spare på alle kvitteringer og utleggsskjema, selv om det betales med regionlagets bankkort. Det gjør jobben med årsregnskap mye lettere.
- Det kan også være lurt å føre regnskapet for mye man får inn/ut måned. Dette gjør det enklere når regnskapet skal legges fram for årsmøtet. Lag deg et ark eller en Excel-fil der du skriver opp beløp, dato og hva det gjelder. Hvis du vil være skikkelig flink gir du det et nummer som hører sammen med et nummer du setter på utleggsskjemaet/kvitteringen.
- Hvis regionlaget skal ha et arrangement, en kampanje eller aktivitet kan det være lurt at økonomiansvarlig setter opp et budsjett så man dere vet hvor mye penger dere kan bruke.
- Før årsmøtet til regionlaget skal økonomiansvarlig sette opp årsregnskap for året som har gått og et forslag til budsjett for neste år. Her har vi laget en fin mal som du finner her: Spør gjerne oss i administrasjonen om hjelp.
- Revisorgodkjenning: Revisor må gå gjennom regnskapet før årsmøtet og skrive en revisorberetning. Dette gjør at dere kan søke om å få momskompensasjon, altså at dere kan få penger tilbake. En revisor kan for eksempel være en som er ansatt på regionskontoret eller en tillitsvalgt i NHF. På hvert årsmøte må dere også velge revisor for året som kommer.
- Det kan være praktisk for dere å ha et bankkort, slik at dere slipper å legge ut for alle utgifter. Daglig leder kan hjelpe til med å bestille et bankkort. Bankkortet skal stå i navnet til leder eller økonomiansvarlig og det er deres ansvar. Når personen som kortet står i slutter, sperrer vi kortet.
Styremedlemmer
Styremedlemmer blir valgt av årsmøtet i sin region. Som styremedlem har du et ansvar for å sørge for at styret jobber med målene dere setter dere, og å sørge for at nye medlemmer føler seg velkommen og inkluderte. Det er opp til styret hvordan dere ønsker å fordele arbeidsoppgavene dere imellom. Man kan også ha roller som Facebookansvarlig, arrangements-ansvarlig, politisk ansvarlig, hvor de ansvarlige da får et ekstra ansvar for disse tingene. Dette er det opp til dere som styre å finne ut av.
Annen viktig informasjon for regionstyrene
Årsmøte i regionlaget
Hvert år arrangerer regionlagene i NHFU årsmøter for sine medlemmer. Årsmøtet gjennomføres innen utgangen av mars, hvert år. Årsmøtet er et åpent møte som gir alle medlemmene en mulighet til å mene noe om hva regionlaget skal gjøre, og velge styre fram til det neste årsmøtet. Detaljer for årsmøtet står også beskrevet under paragraf 6.2 i lovene, som du finner her.
Her får dere viktig informasjon om årsmøtet:
- Aller først må man sende ut en innkalling (invitasjon) til alle medlemmer i regionlaget, senest fem uker før årsmøtet. Innkallingen kan dere sende ut via e-post. Husk å sette medlemmene i blindkopi (pga personvern). E-postlisten kan dere få fra de ansatte i NHFU. Dette gjør vi sånn at alle medlemmene skal få muligheten til å komme med sine meninger, og kunne stille til valg. Mal innkalling årsmøte
- Årsmøtepapirene (saksliste, årsmelding, budsjett, revidert regnskap) sendes regionlagets medlemmer sammen med innkallingen. Det kan også være lurt å kombinere årsmøtet med en aktivitet, spesielt hvis reiseveien er lang.
- Sakslisten er hva man skal gå gjennom på møtet, et slags program for dagen. På forhånd kan dere spørre noen om å være møteleder og en som kan være protokollfører (skrive referat fra møtet). Mal saksliste årsmøte
- Før møtet skal styret lage en årsmelding. En årsmelding skal beskrive hva man har gjort det siste året, og hvem som har sittet i styret. Dette er det ofte lederen eller nestlederen i regionlaget som gjør. I årsmeldingen må det stå hva dere har brukt Frifondmidlene til. Årsmeldingen signeres av styret. Eksempel på årsmelding
- Regnskapet føres av økonomiansvarlig og viser hva regionlaget har brukt penger på det siste året. I årsregnskapet må det stå hva Frifondmidlene er brukt til. Årsregnskapet signeres av styret. Mal årsregnskap
- Husk at dere før møtet må få en revisjonsberetning, helst fra den personen dere valgte som revisor på forrige årsmøte. Revisor signerer revisorberetningen. Mal revisjonsberetning
- På årsmøtet skal det vedtas et budsjett for neste år. Økonomiansvarlig lager forsalg til budsjett der det bl.a. står hva dere vil bruke Frifondsmidlene til, eventuelle prosjekter m.m. Husk at et budsjett kun er veiledende og ikke skrevet i stein. Mal budsjett
- På årsmøtet føres det en protokoll som viser vedtakene som ble gjort på årsmøtet. Denne skrives av protokollføreren (Dette kan gjerne være en fra regionskontoret deres eller en fra NHFU). Protokollen signeres av møteleder, protokollskriver og to protokollunderskrivere som dere velger på møtet. Mal årsmøteprotokoll
- Protokoll med underskrift, signert regnskap med revisjonsberetning, årsmelding og budsjett sendes inn til: nhfu@nhf.no så raskt etter møtet som mulig etter årsmøtet, og innen 1. mai.
- Fordi vi får støtte fra Barne-ungdom og familiedirektoratet må dere også fylle ut og sende inn en årsrapport. Den finner dere her. Dere fyller ut navn og adresse for styret som satt i året som har gått, dato for årsmøte og eksempel på en aktivitet. Leder må signere rapporten. Mal Årsrapportskjema
Organisasjonsnummer og Brønnøysund
Når det velges et nytt styre må vi sende inn endring til Brønnøysundregistrene. Dette kan være litt vrient, så vi i administrasjonen hjelper dere gjerne med dette. For å se om ditt regionlag har oppdatert informasjon kan du gå inn her https://www.brreg.no/ og søke ved å bruke organisasjonsnummeret deres.
Her er en oversikt over regionlagenes organisasjonsnummer:
NHFU: 971 527 641
NHFU Øst: 990 338 728
NHFU Oslo: 995 562 618
NHFU Trøndelag: 916 028 555
NHFU Sør-vest: 989 030 078
NHFU Nord-Norge: 994 916 831
NHFU OFV: 920 692 001
NHFU Agder: 921 580 851
NHFU Innlandet: 921 633 041
Frifondsmidler
Frifond er en støtteordning hvor regionlagene i NHFU får penger til lokale aktiviteter som for eksempel temakveld, stand eller hyttetur. Frifond er penger som skal gå til lokal frivillig barne- og ungdomsaktivitet. Frifond er midler NHFU får fra LNU (Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner) som sentralstyret fordeler ut til regionlagene. Frifondsmilder klan brukes både til aktivitet, styrearbeid, utstyre og mye mer. Støtten skal ikke:
- brukes av sentralstyret,
- brukes til å lønne ansatte,
- brukes til å samle inn penger,
- brukes utenfor Norge eller til aktivitet i utlandet,
- brukes til innkjøp av rusmidler, herunder også alkohol,
- brukes til å finansiere sentral aktivitet, kjøpe varer fra sentralleddet eller dekke reise/deltagelse på sentrale arrangementer*.
* med noen unntak som dere kan les om her.
Hvis et regionlag ikke bruker opp frifondsmidlene innen 31. desember må NHFU betale tilbake til LNU.
Rapportering av ubrukte og oppbrukte midler: Det er ingen egen rapportering for frifondsmiddlene. Det må bare komme tydelig frem i årsmeldingene og årsregnskap hva dere har brukt frifondsmidlene til. Dette kan dere gjøre ved å skrive «frifondsmidler» bak det dere har brukt frifondsmiddlene til.
I tillegg vil vi i administrasjonen kontakte dere ved årsslutt for å sjekke om regionlaget har brukt opp midlene. Hvis et regionlag ikke bruker opp frifondsmidlene innen 31. desember vil NHFU kreve pengene i retur, innberette dette til LNU og søke midlene overført til neste år. Dersom et regionlag ikke har brukt opp pengene, kan de heller ikke få nye frifondsmidler før eventuelle restmidler er returnert sentralleddet.
Her kan dere lese mer om frifondsmidlene NHFU Retningslinjer for LNU Frifondsmidler 2022
Bingomidler
Regionlaget kan få inntekter fra bingo og store lotteri med omsetning over 200 000 kroner. Dette er en relativt enkelt måte å få inn støtte til arbeidet i regionlaget. Det aller viktigste å huske på er fristen for å rapportere, som er den 1. juni. Nedenfor redegjør vi for hvordan man går fram.
- Først av alt må regionlaget bli godkjent for å få bingoinntekter. Dette trenger man bare å gjøre en gang ved å fylle ut dette skjemaet.
- Regionlaget må deretter betale et engangsgebyr på 1300 kr for godkjenning og registrering i Lotteriregisteret.
- Fristen for å søke om bingomidler er 1. september hvert år.
- Alle lotteriverdige organisasjoner skal rapportere til Lotteritilsynet hvert år innen 1. juni. Rapporteringen skal sendes på eget fastsatt skjema som du finner hos Altinn: Her er lenken. Skjemaet får personen som er satt opp som kontaktperson tilsendt rundt april. Fyll ut punkt en, to og seks. Tallene skal dere kunne finne i regnskapet deres. Under punktet «Gi en kort beskrivelse av bruken», kan dere skrive: «Norges Handikapforbund Ungdom region XXX er tilknyttet Norges Handikapforbund. Norges Handikapforbund er en interesseorganisasjon som skal arbeide for likestilling og full samfunnsmessig deltakelse for alle.» Når skjemaet er ferdig utfylt, skal det signeres digitalt før det sendes inn.
- Om du ikke har anledning til å rapportere via Altinn kan du heller fylle ut skjemaet du finner her og sende det per post.
Hvis du trenger hjelp med å bli godkjent, koble laget på en bingo eller rapportere, kan du ta kontakt med oss i administrasjonen 🙂
Tips til steder å søke penger
Her finner dere en liten oversikt over steder hvor kan man søke økonomisk støtte.
Sophies Minde Stiftelsen
– søknadsfrist 6. juni – inntil 100 000 – svar på søknadene vil bli gitt innen 1. oktober.
LNU Mangfold og integrering
– Søkere kan få opptil 75 000 kroner for å realisere sitt prosjekt. Søknadsfristene er 1. mars, 1. juni og 1. oktober.
Stiftelsen DAM
– søknadsfrist for helseprosjekter er 15. mars og 15. september.
– Søknader kan sendes inn og behandles fortløpende. Søknadsbeløp: opptil 30 000. Les mer her.
Fritt Ord
– Frist 1. august
NHF sitt interessepolitiske fond:
– Søknader må sendes innen 1. februar eller 1. august. Det interessepolitiske fondet til NHF skal bidra til finansiering av interessepolitiske prosjekter, tiltak og aktiviteter som fremmer full samfunnsmessig deltakelse og likestilling for bevegelseshemmede. Det er kun NHFs organisasjonsledd som kan søke om midler gjennom NHFs interessepolitiske fond.